Готовый шаблон ТЗ на упаковку партии
Это операционное задание для склада или фулфилмента. Оно описывает, что сделать с уже готовым товаром. Для дизайна новой коробки, печати тиража или разработки фирменной упаковки нужен другой бриф.
- Лист «Инструкция» объясняет порядок работы и содержит ссылки на официальные источники.
- Лист «ТЗ на партию» содержит поля о партии, SKU, приемке, упаковке, маркировке, грузовых местах и контроле.
- Лист «Пример заполнения» показывает условное задание для набора керамических кружек.
- Лист «Контроль партии» дает реестр проверок, статусы и счетчик отклонений.
Какие данные собрать до заполнения
Короткая пауза перед заполнением экономит десятки сообщений. Сначала соберите факты о товаре и партии, затем принимайте решения о материалах и контроле.
- Таблица SKU с артикулами, вариантами, штрихкодами, количеством и точным составом наборов.
- Фотографии товара, вариантов, заводской упаковки и каждой детали комплекта.
- Фактические размеры и вес, если они уже известны. Параметры готового образца можно внести позже.
- Название площадки, страна кабинета, схема работы, тип поставки и точка сдачи.
- Файлы товарных и логистических этикеток из личного кабинета, привязанные к нужному SKU, заказу или грузовому месту.
- Дата готовности, способ передачи товара и имя человека, который утверждает образец и замены.
Если материал еще не выбран, сначала оцените риски товара. В этом поможет алгоритм выбора упаковки и карта SKU. ТЗ фиксирует выбранный способ упаковки, но не заменяет его разработку и проверку.
Как заполнить ТЗ без двусмысленных формулировок
Упаковщик не должен угадывать, что автор имел в виду. Если указание влияет на результат, добавьте к нему файл, фотографию, размер или другой проверяемый критерий.
| Размыто | Рабочая формулировка | Как принять работу |
|---|---|---|
| Упаковать аккуратно | Защитить заводскую коробку внешним пакетом, указанным в карте SKU, закрыть клапан | Пакет закрыт, коробка не повреждена, результат совпадает с фото образца |
| Наклеить штрихкод ровно | Взять файл, указанный для этого SKU, и разместить этикетку на отмеченной стороне | Код не попадает на шов или складку, совпадает с SKU и считывается после упаковки |
| Проверить качество | Сверить комплект, закрытие, фиксацию товара, этикетку и внешний вид по листу контроля | У каждого пункта есть статус; единица с отклонением отложена отдельно и не смешана с готовой партией |
Товар, артикул и единица продажи
Названия вроде «футболка черная» недостаточно. Укажите артикул продавца, SKU площадки, вариант, штрихкод и фото. Для набора перечислите все детали и их количество. Если продается упаковка из нескольких штук, ее нужно описать как одну единицу продажи.
Операции, материалы и порядок работы
Опишите короткие шаги в нужном порядке: осмотр, сборка комплекта, защита уязвимых мест, фиксация, закрытие внешнего слоя, маркировка и контроль. Укажите тип, размер и другие признаки материала, по которым упаковщик отличит его от похожего рулона, пакета или короба. Если возможна замена, согласуйте ее заранее.
Маркировка, вложения и место этикетки
Передайте готовый файл из личного кабинета и укажите в названии файла или реестре, к какому SKU, заказу или грузовому месту он относится. Не просите склад перерисовать ярлык или исправлять его вручную. После печати код проверяют сканером уже на готовой упаковке.
Приемка, отчет и действия при отклонении
Для каждого критерия опишите результат, который можно проверить. Например: комплект полный, внешний слой закрыт, товар не двигается, этикетка совпадает с SKU и считывается. Рядом укажите, что сделать с проблемной единицей. Безопасный базовый вариант: отложить ее отдельно, сделать фото и запросить решение.
Фотоотчет удобно привязывать к номеру партии, SKU, единице товара и этапу. Он показывает состояние товара до передачи в логистику, но не заменяет приемочный контроль маркетплейса.
Версия задания и названия файлов
У упаковщика должна быть одна актуальная версия задания. Номер и дату версии ставят в самом документе, а не только в названии папки. Старые варианты лучше переносить в архив, чтобы упаковщик не открыл их по привычной ссылке. В истории правок достаточно трех вещей: что изменилось, кто согласовал и с какой партии действует новая версия.
Файлы называйте так, чтобы связь с товаром была видна без открытия: артикул, назначение и дата или версия. Например, «CUP-SET-02_label_v3.pdf» понятнее, чем «этикетка новая финал 2.pdf». То же правило пригодится для фотографий образца, макетов вложений и актов контроля.
Пример заполненного ТЗ для одного SKU
Ниже условный набор из двух керамических кружек. Это не реальная партия Dilijans Fulfillment и не универсальная инструкция для посуды. Пример показывает, насколько подробно стоит заполнять поля.
| Поле | Пример значения | Как проверить |
|---|---|---|
| Партия и версия | PKG-001, версия 1.0, 120 наборов, готовность 12 августа | Сверить номер задания, объем и срок до начала работ |
| Площадка и схема | Условный маркетплейс, кабинет РФ, поставка партией на склад | Открыть правила для указанной схемы и точки сдачи |
| Единица продажи | 1 набор: 2 кружки одного цвета и разделитель | Сверить состав до закрытия короба |
| Риски | Бой, движение кружек, вмятины на заводской коробке | Осмотреть товар и коробку, сверить фиксацию с согласованным образцом |
| Операции | Осмотреть, собрать комплект, защитить кружки по образцу, установить между ними разделитель, поместить в короб, наклеить этикетку, проверить | Сравнить порядок с версией ТЗ и фото образца |
| Этикетка | Файл CUP-SET-02_label_2026-07-30.pdf, только для SKU CUP-SET-02 | Сверить артикул, место наклеивания и считывание кода |
| Отклонение | Бой, скол, неполный комплект, поврежденная коробка или нечитаемый код | Отложить единицу, сделать фото и не продолжать до решения |
Как согласовать контрольный образец
Даже подробная таблица не покажет, как выглядит правильная складка пакета или сколько свободного места осталось в коробе. Поэтому первую единицу лучше упаковать и проверить вместе до запуска партии.
- Исполнитель собирает одну единицу по текущей версии задания.
- Заказчик сверяет товар, состав комплекта, защиту, закрытие, маркировку и внешний вид.
- Стороны фиксируют фото готовой единицы с нужных ракурсов.
- В ТЗ записывают версию, дату, файл образца и имя согласовавшего.
- После согласования запускают партию и проводят промежуточный контроль по согласованному плану.
- При замене материала или изменении операции собирают новый образец либо применяют заранее описанный порядок.
Почему в ТЗ нужна дата проверки правил
Один маркетплейс может использовать разные схемы, а требования к грузовому месту и ярлыку могут зависеть от точки сдачи. Указание «для Wildberries» или «для Ozon» еще не делает задачу однозначной. Добавьте страну кабинета, схему, склад или сортировочный центр, категорию и дату проверки. Если площадка использует габаритные типы, укажите нужный тип. Приложите ссылку на инструкцию.
| Площадка | Какой раздел открыть | Что перенести в ТЗ |
|---|---|---|
| Wildberries | Инструкцию для FBW или FBS с учетом категории и точки сдачи | Слои упаковки, ограничения, файлы ярлыков и способ формирования грузовых мест |
| Ozon | Текущую справку для своей страны, FBO или FBS, категории и способа отгрузки | Актуальный файл этикетки, защиту товара, габариты и условия приемки |
| Яндекс Маркет | Правила индивидуальной упаковки и отдельную инструкцию для FBY, FBS или другой схемы | Требования к защите с учетом рисков товара, единицу продажи, маркировку и транспортную упаковку |
Частые ошибки в задании на упаковку
- Один абзац для SKU с разными рисками, составом комплекта или маркировкой.
- Слова «аккуратно», «хорошо» и «надежно» без образца и проверяемого результата.
- Фото готовой единицы без текста о порядке действий, составе, материалах и заменах.
- Файл этикетки без артикула в имени и без ясной связи с конкретным SKU.
- Логистический ярлык из старой поставки или попытка исправить его вручную.
- Незаметная замена материала в середине партии.
- Запуск всей партии до согласования первой готовой единицы.
- Файл без версии, даты и имени человека, который утвердил образец.
- Длинная инструкция одним текстом, в которой сотрудник не может быстро найти шаг или критерий.
Как проверить ТЗ перед запуском партии
Откройте задание глазами сотрудника, который впервые видит товар и не участвовал в переписке. Если для выполнения шага ему придется спрашивать автора, искать «последний» файл в чате или выбирать материал на свое усмотрение, задание еще не готово.
- Сверьте номер и дату версии, площадку, страну, схему работы и точку сдачи.
- Проверьте, что каждый SKU однозначно связан с товаром, вариантом, штрихкодом, количеством и составом комплекта.
- Откройте все приложенные файлы и убедитесь, что названия этикеток и фотографий совпадают с артикулами в таблице.
- Пройдите операции по порядку и найдите места, где исполнитель может выбрать один из нескольких вариантов.
- Сверьте основной материал, допустимую замену и человека, который согласует незапланированный аналог.
- Проверьте критерии приемки, объем контроля и признаки, при которых единицу нужно отложить.
- Убедитесь, что фотография контрольного образца доступна по рабочей ссылке и относится к текущей версии.
- Назначьте ответственных за запуск, промежуточную проверку и решение по отклонениям.
После этой проверки дайте задание сотруднику, который не помогал его составлять, и попросите собрать контрольную единицу без устных подсказок. По итогам пробы дополните ТЗ новыми полями, фотографиями или критериями там, где возникли вопросы. Так документ становится рабочим инструментом, а не приложением к переписке.
Когда обновлять техническое задание
Версию меняют, когда правка влияет на работу или приемку. Новую строку в истории правок стоит добавить, если изменились:
- площадка, страна, схема, тип поставки или точка сдачи;
- товар, вариант, состав набора или заводская упаковка;
- материал, его поставщик, размер или способ закрытия;
- файл этикетки, место наклеивания или обязательная маркировка;
- фактические размеры и вес готовой единицы;
- план контроля, формат отчета или действие при отклонении.
Даже без правок назначьте дату следующего пересмотра. Для регулярных партий удобно проверять ТЗ перед каждым новым запуском и дополнительно по внутреннему графику. Если площадка, схема или товар меняются часто, интервал должен быть короче.
Что передать фулфилменту для расчета
Понятное задание ускоряет расчет, потому что видны операции, материалы и объем проверок. Перед обсуждением можно сверить нужные этапы с описанием того, как товар проходит складскую обработку.
- число SKU и единиц в партии;
- фото товара и его исходной упаковки;
- последовательность операций и состав наборов;
- выбранные материалы или риски товара, если материалы должен подобрать фулфилмент;
- файлы этикеток, вложения и особые идентификаторы;
- объем проверок, формат отчета и срок готовности;
- схема доставки или самовывоза, если она уже известна.
Доступные складские операции перечислены в разделе услуг склада, а порядок расчета и тарифы собраны в разделе с ценами на операции. Подготовьте заполненный файл и фотографии партии, затем передайте их для расчета.
Частые вопросы
Чем ТЗ отличается от карты упаковки SKU?
ТЗ описывает всю партию: объем, срок, роли, маркировку, контроль и действия при отклонениях. Карта показывает операции и правильный результат для конкретного SKU. Если требования к SKU не различаются, ТЗ и карты можно хранить в одном файле.
Нужно ли отдельное задание для каждого артикула?
Общие условия можно оставить в одном документе. Различия в составе комплекта, материалах, этикетках, рисках и критериях нужно зафиксировать отдельно для каждого SKU или группы SKU с одинаковыми требованиями.
Можно ли использовать одно ТЗ для разных маркетплейсов?
Часть складских операций может совпадать. Площадку, страну, схему, точку сдачи, ярлыки и особые требования проверяйте отдельно и оформляйте отдельную версию ТЗ для каждого маркетплейса.
Кто должен выбирать упаковочный материал?
Укажите ответственного в задании. Продавец может передать готовое решение, а фулфилмент может предложить вариант. В обоих случаях нужно согласовать образец, допустимые замены и критерии приемки.
Достаточно ли приложить фотографию готовой упаковки?
Нет. Фотография показывает внешний вид, но не объясняет состав комплекта, порядок действий, материалы, маркировку, допустимые замены и действия при отклонении. Лучше сочетать фото с короткой картой операций.
Что делать, если нужный материал закончился?
Использовать заранее согласованный аналог либо остановить операцию и запросить решение. Замена без уведомления нарушает согласованный образец и порядок работы по текущей версии ТЗ.
Какие данные нужны для расчета стоимости упаковки?
Количество SKU и единиц, фото и состав товара, исходная упаковка, перечень операций, материалы, маркировка, объем проверок, срок и схема доставки. Если материал еще не выбран, опишите риски и приложите фото.
